「職務経歴書」と履歴書の違い、書き方の順序

「職務経歴書」の意味

職務経歴書とは、これまでに担当してきた業務の内容と実績を、応募先に向けてまとめた書類です。転職の選考では、履歴書とあわせて提出を求められるのが通例になっています。

目的は、書類選考の段階で「この人に会う価値があるか」を判断してもらうことにあります。だから網羅的な記録ではなく、応募先が知りたいことを選んで並べる書類だと考えるほうが正確です。

様式に法律上の決まりはありません。市販の用紙もありますが、多くの人はパソコンで作成します。A4用紙で1枚から2枚に収めるのが一般的とされます。

新卒の就職活動では、この書類は基本的に使いません。書く材料が就業経験だからです。初めて転職を考えたときに、多くの人がここでつまずきます。

逆に言えば、一度作っておけば以降は更新するだけになります。転職を決めていなくても作ってみる価値があるのは、この点にあります。

履歴書との違い

二つの書類は役割が分かれています。混ぜて書くと、どちらの機能も果たさなくなります。

履歴書は事実の一覧です。決まった項目を埋める形式で、書き手による差がつきにくいものです。

職務経歴書は、自分で構成を決められる唯一の書類です。何を先に書くか、どこを厚くするかは書き手が選びます。同じ経歴でも、まとめ方によって印象が大きく変わります。

だから労力の配分も変わります。履歴書は正確に埋めれば済みますが、職務経歴書は考える時間が要ります。

もうひとつの違いが、読まれ方です。履歴書は在籍期間や資格の確認に使われ、職務経歴書は面接での質問の材料になります。

面接で聞かれることの多くは、この書類に書いた内容から来ます。自分で書いた内容が、そのまま質問の範囲を決めます。書けないことは聞かれませんが、書いたことは必ず掘られます。

三つの書式と、選び方

実務でよく使われる形式は三つあります。経歴の状況によって向き不向きが分かれます。

編年式は、古い順に並べる形です。経歴の流れが分かりやすく、在籍期間が長い人や職種が一貫している人に向きます。

逆編年式は、新しい順に並べる形です。直近の経験を先に読ませられるため、いまの仕事と応募先が近い場合に効きます。転職活動ではこの形が最もよく使われます。

キャリア式は、時系列ではなく職務の内容ごとにまとめる形です。転職回数が多い人や、複数の領域をまたいできた人が使うと、経験がばらばらに見えるのを防げます。

迷ったら逆編年式で構いません。読む側が最も見慣れている形なので、内容に集中してもらえます。

何を書くか — 実績が数字にならない職種でも

「実績を数値で」と言われて手が止まる人は多いはずです。営業のように数字が出る職種ばかりではありません。

数字が出ない場合でも、書ける切り口はあります。ひとつが規模です。担当した人数、案件の件数、扱った予算。成果でなくても、担当の大きさは示せます。

二つ目が変化です。自分が関わる前と後で何が変わったか。手順を整理して確認の往復が減った、資料を共通化して作成の時間が短くなった。小さくても、前後の差が書ければ実績になります。

三つ目が役割です。誰と組んで、どこを自分が引き受けたか。チームの成果でも、そのなかでの担当が明確なら情報として意味を持ちます。

評価の物差しについては人事考課の記事でも扱いましたが、社内の評価がそのまま外で通じるとは限りません。書くときは、社内の等級名ではなく実際にやったことで示すほうが伝わります。

実務での使い方と例文

業務内容を書くとき

肩書きではなく動作で書くのが基本です。「担当」だけでは何をしたか分かりません。

例文:
「法人向けSaaSの既存顧客40社を担当。四半期ごとの利用状況レビューと、追加機能の提案を実施。解約が集中していた導入3か月目の顧客に対し、初期設定の支援メニューを新設し、同時期の解約率を前年比で低下させた」

短い在籍について書くとき

期間の短さを隠すより、その間に何をしたかを具体的に書くほうが読み手は納得します。第二新卒の場合は特にここが効きます。

例文:
「在籍1年2か月。配属後3か月で単独訪問を開始し、以降は新規開拓を担当。受注に至った案件は4件で規模は小さいものの、提案資料の型を自分で作り、後任の立ち上がりに使われている」

提出前に見直すとき

書き終えたら、面接で聞かれる想定で読み返します。答えられない記述があれば、そこは削るか、答えられる形に書き直します。

例文:
「この一行について『具体的にどう進めたか』と聞かれたら、自分は3分話せるだろうか。話せないなら、書き方が実態より大きくなっている」

使い回しと、応募先ごとの調整

一通作れば以降は流用できる書類ですが、まったく同じものを全社に出すと通りにくくなります。

読む側は、自社の募集要項と照らして読みます。要件に書かれた経験が最初に出てこないと、該当しないと判断されることがあります。同じ経歴でも、どれを前に出すかで見え方が変わります。

調整すべきなのは三か所です。冒頭の要約、業務内容の並び順、そして厚く書く部分。この三つを応募先に合わせるだけで、印象はかなり変わります。

冒頭の要約は特に効きます。数行で自分が何をしてきた人かを示す部分で、ここが応募先の求めるものと噛み合っていると、その先が読まれます。

逆に、全部を書き換える必要はありません。事実は変わらないので、入れ替えるのは順序と分量だけです。10分程度の作業で済みます。

職務経歴書と面接のつながり

この書類は、面接で何を聞かれるかを自分で設計できる道具でもあります。厚く書いた部分ほど質問が集中するためです。

だから、話したいことを厚く書き、触れられたくないことは事実として簡潔に書く。嘘を書くのとは違います。分量の配分で焦点を作るということです。

選考の終盤で前職の関係者に照会が入る場合もあります。書いた内容と周囲が語る内容が食い違うと問題になるため、この点でも実態から離れた記述は避けるべきです。詳しくはリファレンスチェックの記事で扱いました。

エージェント経由で提出する場合

転職エージェントを使うと、書類の添削を受けられることがあります。有用ですが、注意点もあります。

添削の結果として、自分の言葉ではない表現に置き換わることがあります。面接でその表現について聞かれたとき、答えられないと不自然になります。

提出前に、自分で全部説明できる状態かを確認してください。書類は自分が話す内容の下書きでもあります。

更新のタイミングを決めておく

転職を決めてから書き始めると、数年分をまとめて思い出す作業になります。これがつらいので、多くの人がそこで止まります。

対策は単純で、定期的に更新することです。半年に一度、あるいは期の区切りごとに、その期間でやったことを追記していきます。十分もあれば終わる作業を、数年ぶんためるから重くなるのです。

更新に適しているのは、案件が終わった直後や、異動の内示を受けた時期です。記憶が鮮明なうちに書いておくと、数字も経緯も正確に残ります。

この習慣には副次的な効果もあります。書ける行が増えていない期間が続けば、それ自体が現状を示す情報になります。

更新した内容は、社内の評価面談でも使えます。自分が何をしたかを整理して持っている人と、その場で思い出す人とでは、伝わり方が変わります。

保存先も決めておいてください。会社のパソコンだけに置いていると、退職時に取り出せなくなります。個人の環境に控えを持っておくと、必要になったときにすぐ手が届きます。

あわせて、当時の資料の所在もメモしておくと役に立ちます。数字を求められたときに、どの資料を見れば確認できるかが分かっていれば、後から裏を取れます。手元に持ち出せない資料でも、どこにあったかを覚えているだけで違います。

作成は在職中に済ませておくほうが確実です。手元の資料を見ながら書けますし、日付や担当範囲も社内で確認できます。辞めたあとに思い出しながら書くと、精度が落ちます。

似た言葉との違い

• 履歴書 — 氏名・学歴・職歴などの事実を並べる書類。項目が決まっており、構成を選ぶ余地がありません。
• 職務経歴 — 経歴そのものを指す語。書類としてまとめたものが職務経歴書です。
• エントリーシート — 主に新卒採用で使われる応募書類。設問に答える形式で、様式を自分で決める職務経歴書とは異なります。
• キャリアシート — 職務経歴書とほぼ同義で使われることがある語。企業ごとに呼び方が違うだけの場合が多くあります。

まとめ

職務経歴書とは、担当してきた業務の内容と実績を応募先に向けてまとめた書類です。網羅的な記録ではなく、応募先が知りたいことを選んで並べるものだと考えると書きやすくなります。

履歴書との違いは役割にあります。履歴書が事実の一覧であるのに対し、職務経歴書は判断の材料です。そして構成を自分で決められる唯一の書類でもあります。

書式は編年式・逆編年式・キャリア式の三つがあり、転職活動では逆編年式が最もよく使われます。迷ったらこの形で構いません。

実績が数字にならない職種でも、規模・変化・役割という三つの切り口で書けます。そして書いたことは面接で必ず掘られるので、答えられない記述は残さないことです。作成は在職中に済ませておくと精度が上がります。